Kassengesetz 2020: Wie finde ich die passende TSE Lösung?

Kein Geschäftsvorgang ohne Beleg: Wer Einnahmen und Ausgaben mit einer Kasse festhält, muss ordentlich Buch führen. Um sicher zu gehen, dass auch elektronische Kassen alle relevanten Vorgänge erfassen, gilt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen“. Vereinfacht wird es auch „Kassengesetz 2020“ genannt. Diese Bedingungen hat der Bund für alle Kassensysteme definiert, die beispielsweise in Restaurants, Ladengeschäften oder Hotels eingesetzt werden:

• Zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Die Kassen sollen über ein Sicherheitsmodul, ein gesichertes Speichermedium und eine digitale Schnittstelle vor Manipulationen geschützt werden. Hieran schließt sich die wichtige Frage für Betriebe an, ob ggf. neue Systeme angeschafft werden müssen, um den neuen Regeln zu genügen. Hierzu lesen Sie im Folgenden noch mehr Details.
• Meldepflicht: Jeder Betrieb, der Kassen verwendet, muss die genutzten Technologien beim zuständigen Finanzamt melden. Wer seine Kasse vor dem 1. Januar 2020 angeschafft hat, sollte die Meldung ursprünglich bis zum 31. Januar 2020 durchgeführt haben. Inzwischen gelten Übergangsfristen, die wir nachfolgend erläutern.
• Belegpflicht: Für jeden einzelnen Kassiervorgang muss dem Kunden ein Beleg ausgestellt werden. Dieser Beleg kann entweder in Papierform oder, wenn der Kunde damit einverstanden ist, auch elektronisch ausgestellt werden. Die Pflicht bezieht sich lediglich auf das Ausstellen, der Kunde muss den Beleg nicht verpflichtend mitnehmen. Wer die Belegpflicht beispielsweise aufgrund von sehr vielen Einzelbelegen über Kleinstbeträge für unzumutbar hält, kann beantragen, von der Pflicht ausgenommen zu werden.

Welche TSE Kassen Varianten gibt es?

Zwei grundsätzlich verschiedene Funktionsweisen befinden sich bereits auf dem Markt. Gleichzeitig sind die zuständigen Behörden noch damit beschäftigt, die Angebote zu zertifizieren. Diese beiden Lösungsansätze sollten Sie kennen:

TSE Cloud Lösung

Bei der TSE Cloud Lösung gibt es eine Serveradresse bzw. einen zertifizierten Cloudspeicher, auf den Umsatzdaten der Kasse in Echtzeit hochgeladen werden können. Voraussetzung dafür ist eine geeignete Kassensoftware – bzw. eine Kassensoftware, welche die Schnittstelle bereits implementiert hat. Für Android Kassensysteme stellen zertifizierte Drittanbieter wie etwa die „Deutsche Fiskal“ oder „fiskaly“ eine cloudbasierte Schnittstelle bereit, an die jede Kassenlösung die Kassenumsätze digital signiert übermittelt.

TSE Modul

Ein TSE Modul ist eine Kombination aus Security-Chip und Speicherkarte. In diesem Fall kann die Kasse mit einer lokal installierten oder nur im lokalen Netzwerk arbeitenden Software betrieben werden. Das TSE Modul muss in die Kasse oder beispielsweise in einen Netzwerkdrucker eingesetzt werden. Auf diesen Speicher werden dann in Echtzeit – also „live“ die Kassenumsätze geschrieben und unveränderlich gespeichert. Hersteller wie Sunmi POS bieten hier schon Android Kassen mit einem entsprechenden Schlitz an – dabei ist nämlich darauf zu achten, dass das TSE Modul einerseits nicht heraussteht oder leicht zu stehlen ist, andererseits bei einer Kassenschau vom Finanzbeamten entnommen werden kann.

Neue Fristen gewährt (inkl. aktueller Hinweis auf TSE Fristverlängerung)

Für den Nachweis einer TSE-Kasse gilt die Pflicht laut Gesetzestext ab dem 1. Januar 2020. Wie inzwischen bekannt wurde, gibt es verschiedene Übergangsfristen, über die beispielsweise die Bundesdruckerei online informiert. Offiziell gewährt wird demnach eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2020. Das heißt, wenn Ihr Betrieb das Kassensystem noch nicht ergänzt oder umgerüstet hat, wird dieser Zustand noch mindestens bis Ende September geduldet. Inzwischen haben einige Bundesländer darüber hinaus eine erweiterte Regelung beschlossen, die allgemein als TSE Fristverlängerung bezeichnet wird, diesem Namen aber nur bedingt gerecht wird, wie sie dem oben verlinkten Beitrag entnehmen können.

Eine erweiterte Übergangsfrist gilt für Unternehmen, die zwischen November 2010 und 31. Dezember 2019 ein Kassensystem angeschafft haben, das technisch nicht mit einer TSE nachgerüstet werden kann. Fällt Ihr Betrieb in diese Kategorie, können Sie noch bis 31. Dezember 2022 straffrei ohne TSE Kassensystem auskommen.

TSE Kasse 2020 – diese Fallbeispiele helfen Ihnen, die beste Lösung zu finden

Wenn Ihr Unternehmen nach konformen Kassenlösung sucht, können Sie sich an diesen drei Fällen orientieren:

• Hat Ihre bestehende Kassen-Hardware einen entsprechenden Slot für den Einbau von zertifizierten TSE Modulen? Dann kommen sowohl die TSE Cloud als auch das Modul infrage.
• Hat Ihre Kassen-Hardware keinen diebstahlsicheren TSE Slot? In diesem Fall muss die Kassensoftware eine Schnittstelle zu einer TSE Cloud haben.
• Hat Ihr Kassensystem weder einen passenden Slot noch eine Software, die eine TSE Cloud Anbindung ermöglicht? In diesem Fall sollten Sie im Rahmen der erweiterten Übergangsfrist für Ersatz sorgen.

Eine rechtzeitige, intensive Auseinandersetzung mit dem Thema dürfte sich in der Regel lohnen – Verstöße gegen das neue Kassengesetz 2020 sollen laut Gesetzestext Bußgelder bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen können.

Auf dem Markt herrscht seit Veröffentlichung des Gesetzes viel Bewegung. Unternehmen bereiten sich darauf vor, Komplettlösungen für zertifizierte Sicherungseinrichtungen anbieten zu können. Hier bei concept.biz haben wir zusammen mit unseren Software-Partnern bereits die nötigen Voraussetzungen geschaffen, um konforme Datensicherungen zu ermöglichen.

Kontaktieren Sie kostenlos unsere Experten!

Von uns bezogene Kassen können auf Software-Ebene mit einer passenden Schnittstelle und darüber hinaus mit einem TSE Modul ausgestattet werden. Damit können wir erreichen, dass unsere Hardware entsprechend der Vorgaben ausgerüstet und zertifiziert werden kann. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, damit wir die individuell passende Lösung für Ihren Betrieb finden können!

Welche Daten zeichnet eine TSE Kasse auf?

Hierzu hat das Bundesfinanzministerium im Juni 2019 einen sogenannten „Anwendungserlass“ (AEAO) veröffentlicht. Daraus geht hervor, dass alle geschäftsrelevanten Vorfälle erfasst werden. Darunter fallen normale Umsätze durch Bargeld-Einnahmen und Bargeld-Entnahmen, elektronische Zahlungen per EC- oder Kreditkarte, Stornierungen, Trinkgelder, eingelöste Gutscheine, private Entnahmen oder Einlagen, Wechselgeld-Einlagen oder auch Lohnzahlungen aus der Kasse. Lediglich rein funktionale Vorgänge wie beispielsweise das Einstellen der Bildschirmhelligkeit sind nicht fiskalisch relevant und werden daher auch nicht für die Behörden gespeichert.

Ein Vorgang, der einmal aufgezeichnet ist, kann nicht mehr nachträglich geändert werden – die Technische Sicherheitseinrichtung arbeitet nach dem Prinzip „write once, read only“: Was einmal erfasst ist, kann lediglich ausgelesen werden. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass mit einer TSE Kasse 2020 kein Sofort-Storno möglich ist: Die Erfassung der Einnahme und die Stornierung derselben sind zwei gesonderte Vorgänge. Spezielle Arbeitsgruppen in den Finanzbehörden haben für alle erdenklichen Kassenvorgänge eine einheitliche Taxonomie für die Datenerfassung entworfen.

Kassensicherungsverordnung ergänzt Kassengesetz 2020

Wie Bezahlvorgänge strukturiert aufgezeichnet und belegt werden müssen, klärt die „Kassensicherungsverordnung“ (KassenSichV) mit Bezug auf das Kassengesetz 2020 und die dadurch geänderte Abgabenordnung (Paragraf 146a AO). Die wichtigen technischen Details zur geforderten Sicherheitseinrichtung legt wiederum das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fest.

Hierbei werden vor allem Anforderungen präzisiert, aber keine exakte Bauweise vorgegeben. Demnach soll der Verbund aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle die aufgezeichneten Kassendaten…

• Absichern gegen nachträgliche Änderung
• Absichern gegen nachträgliches Löschen
• In einem einheitlichen Format abspeichern

Adressiert an die Hersteller und Anbieter von TSE veröffentlichte das BSI hierzu Vorgaben und Prüfkriterien für zertifizierungsfähige Lösungen. Wichtige Details sind dabei:

1. Zertifizierungspflichtig ist nicht die Kasse selbst, sondern lediglich die Technische Sicherheitseinrichtung.
2. Die TSE muss daher nicht unbedingt fest in der einzelnen Kasse verbaut sein, sondern kann auch in Form einer externen Hardware (wie beispielsweise einer Smartcard, die Daten sichert und digitale Schnittstellen bereithält) oder in Form einer Cloud-Lösung realisiert werden.
3. Durch diese offene Regelung kann es insbesondere für Betriebe, die mehrere Kassen im Verbund betreiben, auch angepasste Lösungen geben. Das Ziel ist hier eine eindeutige Sicherung, d.h. dass jede Buchung oder Transaktion über ein- und dieselbe Sicherungslösung erfasst werden soll und nicht etwa verteilt auf mehrere verschiedene TSE.

Das BSI betont in allen diesbezüglichen Vorgaben die grundsätzliche Technologie-Offenheit. Das bedeutet, dass es nicht nur eine Ideallösung geben wird, sondern mehrere miteinander konkurrierende Lösungen für die gesetzlichen Vorgaben.